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赵国俊:高等学校院系级教学质量管理体系的构建和运行 发布时间:2017-04-05  |  浏览量:599

信息资源管理学院  赵国俊

       质量是高等教育活动的根本追求。高等学校的人才培养质量是在教育教学过程中创造出来的,也是通过科学有效的、成体系的管理“管”出来的。为了确保人才培养的质量,需要高等学校构建与人才培养规律相适应的教学质量管理体系。鉴于有一定规模的高等学校的实际教育教学活动都是以学院或者学系等基本教学单位展开的,教学管理职能是分别由学校和院系两级分别承担的,因此,这个教学质量管理体系也是分级的,既需要有整个学校的教学质量管理体系,也需要各个教学单位分别建立各自的教学质量管理体系。本文仅就院系级教学质量管理体系构建和运行中的几个基本问题提出几点不成熟的看法。

一、高等学校院系级教学质量管理体系

       其实,教学质量管理体系并不是什么发明创造,每一个教学单位要保证教学活动有序、有效都需要进行管理,都需要有一个组织结构,一套职责,一套程序,一系列管理措施,一系列工作活动过程,一部分必要的人力、物力、财力和信息资源。而教学质量管理体系就是确保教学质量所需的组织结构、职责、程序、措施、过程和资源的总和。因此,任何一个高等教育单位在客观上都存在一个教学质量管理体系。这个体系就是教学单位管理体系的组成部分之一,一个以质量为中心的管理体系。

       教学质量管理体系的存在是一个事实,但在各个教学单位,这个体系的差别却是很大的:有好有差,有的正规、完整,有的随意、残缺,有的确实能够提供质量保障,有的则差一些,有的也可能完全没有实效。而且各个教学单位对这个体系的认识和态度方面的差别也很大:有的意识到其存在,而且自觉积极构建,有的则没有明确意识,更缺乏积极构建的主动与自觉。

       我们在这里所说的高等学校院系级教学质量管理体系建构,确切地说就是在这些教学单位已经客观存在着的教学质量管理体系的基础上,按照全面质量管理提供的科学方法,结合具体实际对其进行完善,使之更加确定地以教学质量为中心,更加规范,更加有效。

       如果我们需要从多个角度对院系级教学质量管理体系进行描述,可以说它就是一个规范化了的以教学质量为中心的院系内部管理体系;一个具体化了的教学管理程序、管理措施体系;一个明晰化了的教学质量指标体系;一个将行之有效的管理理念、方法、程序、过程、措施、要求确定化的文件体系;一个动态化了的不断发现低效问题,分析解决低效问题,针对形成低效问题的因素制定和实施防范措施、改进措施的管理活动体系。

(一)院系教学质量管理体系的结构

       根据高等学校院系一级教学管理职能分担的一般特点,这些教学单位的教学质量管理体系通常需要由这样一些要素构成:

1、有一个明确的教学质量方针 和教学质量目标

       质量方针要切合本单位实际,并真正为各级各类工作人员理解和掌握;质量目标实事求是,达到较高水平,质量目标被层层分解,化作指标、标准和实际措施,落实到各个岗位,落实到每一个工作人员。

2、有确定的管理职责权限

       要加强对教学活动、对教学质量管理的领导,建立有有效的管理机构,并高度明确其职责权限;有效贯彻责任制,明确规定各个部门、各级各类工作人员的质量责任。

3、有足够和适当的人力资源和物质资源

       要为保持和提高教学质量提供足够和适当的资源,包括物质方面,也包括人力和信息方面的。特别需要以一整套措施,保证各级各类工作人员的积极性、主动性能得到最大限度的发挥,其各方面素质能得到不断提高。

4、有一整套反映客观规律及其要求的合法、合理、简便、有效的工作程序规范和工作制度规范

       一切需要规范并可以规范的工作过程均制定有程序,一切需要规范并可以规范的工作行为均制定有规章制度或标准。

5、有作为教学质量管理体系运行依据的文件体系

       要以强有力的标准化、程序化手段,将各种标准、程序、规章制度文件化,将对教学单位教学质量状况的反映证据化,严格按这些文件(主要有教学质量手册、程序文件、教学规范、教学质量记录等)组织教学及质量管理活动,并不断根据变化了的情况修订这些文件,保持其科学性和有效适用性。

6、有确保能不断对教学质量管理体系进行有效审核和改进的机制

       要建立有灵敏有效的教学质量反馈机制,能不断对教学质量管理体系进行审核检查,不断予以改进,能通过“计划--实施--检查--处理”的PDCA循环 不断发现问题,不断解决问题,不断把教学质量提高到新水平。

(二)院系教学质量管理体系的特点

       高等学校院系级教学质量管理体系除了有一般教学质量管理体系共有的重全面、重过程、重预防、重服务、重规范、重持续改进的特性之外,还有一部分独有的属性。其中最具代表性的是:

1、以人为本,尊重和保护培养对象的个性发展

       教学质量管理体系是以讲究规范性为特征的,但高等学校院系级教学质量体系所建立和实施的规范是具有多种功能的。这些规范当然意味着约束,但却绝不仅仅是约束,并不等同于约束,而是有约束,更有权益的维护、正确价值观的引导和方法指导。这是与高等学校以院系为基本单位实施的专业教育必须尊重和保护培养对象个性发展的基本教学规律相适应的。教学质量体系所建立和实施的各种规范,不是培养对象个性发展的桎梏,相反它是在为个性发展预留受严格保护的充分的空间,它所需要约束和抑制的,主要是来自行政等方面对个性发展可能的阻碍。这些约束性的规范将严格控制来自管理者的各种行政干预,使这种干预因失去“合法性”而难以实行。但是对培养对象和教师们来说,规范更多的不是约束,而主要是价值观的导引,是方法指导,是对其创新性自主教学权利利益的有效维护。

2、动态适应,促进和保障体制机制的创新

       院系级教学质量管理体系是确定的,是充分文件化的。但是,确定化并不意味着它是一成不变的,是僵化的,相反,其教学质量管理体系的灵魂是动态适应,是永不停滞的持续性改进。这个管理体系是与时俱进的,面对发展和变化着的客观环境,它始终保持着动态性的适应,构成这个质量管理体系的几乎所有因素都不是一成不变的,而是每时每刻都在进行有针对性的改进。这个质量管理体系在促进和保障高等专业教育人才培养体制机制创新发展方面,是有强有力的。

3、管理而非管制,寓管理于服务之中

       院系级质量管理体系是管理体系的一种,该体系所需要实现的是顺应客观发展规律的科学的管理,但这种管理却不等同于管制,而是一种寓管理与服务之中的服务型的管理。在院系级教学质量管理体系中,非常明确地将各种教学活动,以及相关的教学管理活动都真正定位为一种服务,一种服务提供活动,这个体系创造了一种寓教学管理于教学服务之中的全新管理形态。

二、高等学校院系级教学质量管理体系的功能

       高等学校院系级教学质量管理体系有两个方面的基本功能 ,一是预防与控制,即以预防性的活动控制院系教学全过程,避免发生质量问题,为此,要将教学质量管理体系各要素组织起来,以便对影响教学质量的全部运作过程和因素进行恰当而有效的控制;二是反应和纠正,即院系教学工作中一旦发生失误,出现不合格教学时,具有及时、适时做出反应和纠正失误的能力,有效纠正一切已经存在的和潜在的不合格教学。

(一)预防和控制

       教学过程的不可重复性,总体教学结果质量评价测量的特有难度,决定了对教学质量实施管理的最有效手段,不能主要依靠终端把关,不能主要靠检测教学过程的最终效果。因为这种方式不仅难以操作,成本代价过高,而且往往改变不了已经筑就的低质量现实。按照全面质量管理的原理与方法建立起来的教学质量管理体系,确立了一种通过优化教学过程,优化教学过程中所有影响教学质量的因素的方式,预防低质量教学发生的机制。强调把低质量教学或者说不合格教学消灭在未发生之前,至少消灭在萌芽状态。

       任何教学质量实际上都是教学过程的产物,是由参与教学过程的人、财、物、信息(包括教学内容)、程序、制度、方法等各种因素共同创造的。如果我们能以各种预防性控制措施,把这些因素都控制在能够有效创造优质教学成果的幅度内,也就是把这些因素的状态都调整到符合教学质量目标的水平,那么,在绝大多数情况下,低质量教学就不会出现。如果在采取预防性控制措施的同时,再辅之以部分终端控制手段,在一旦出现低质量教学时,能及时发现它,及时做出处理,教学质量就有了切实保障。

       主要以预防性控制手段,使所有影响教学质量的因素永远处于受控状态,以减少、消除,特别是防范教学质量缺陷,是院系级教学质量管理体系最重要的功能。

(二)反应和纠正

       教学过程是一个非常复杂的过程,自身构成因素众多,每一种因素又都受到各种复杂环境因素及其变化的影响,偶发的随机事件难以避免。预防性控制手段虽可以有效控制正常状态下的教学过程及其因素,但偶然突发事件,特别是偏离教学质量目标的事件(如教学事故)的发生还是可能的。针对这种情况,高等学校院系级教学质量管理体系发展了自己另一方面的功能,即一旦由于各种不可预知的原因,出现明显的或者潜在的不合格教学时,它能够及时发现并做出有效反应,纠正不合格教学,遏制不合格教学的发展,对产生不合格教学的原因进行分析,总结经验教训并据此对教学质量管理体系进行调整,完善其预防类似教学质量缺陷的能力。

三、高等学校院系级教学质量管理体系的运行机制

       高等学校院系级教学质量管理体系有自己特定的运行机制,这个机制可以描述为:体系为各级各类工作人员和专业培养对象所理解、实施、保持并行之有效;工作成果能满足特定服务对象的需要和期望,充分考虑了社会和环境的需求;重点在于预防低质问题的发生,而不是依靠事后的检查,同时,在一旦发生问题时能积极反应并加以纠正;为验证体系实施情况和有效性,院系内部定期进行质量评审和审核。

(一)有效保持

       教学质量管理体系的价值在于运行,只有能够有效运行这一体系才能真正实现其功能。按照相关规范标准建立起来的教学质量管理体系,确实有保证自身可以有效运作的机制。这使它决不是一个看得见而动不起来的摆饰,一个中看不中用的“花架子”。这主要是由于:

       教学质量管理体系真正为院系上上下下各级各类工作人员和专业培养对象所理解;教学质量管理体系真正被实施并产生实际效果;教学质量管理体系能在内部质量责任压力和外部监督控制之下得到保持。

(二)满足需求

       教学质量管理体系可以以有效的措施,确保一切以服务对象为中心,不断了解并尽力满足他们的需要和希望,充分考虑社会和环境的需求,力争使服务对象满意。它可以:1)为社会,为教育对象提供一种信任:院系有能力使他们对教学质量的要求在教学过程中得到满足;2)为党和国家及有关部门提供一种保证:依法高效优质履行教学职责是一种客观现实,并将不断得到保持;3)为院系内部的各级领导者和教学人员、教学辅助人员提供一种警示:来自社会、公民及其他各有关方面教学质量需求必须得到实现和保持,教学质量推进工作永远在实施中。

(三)预防纠正

       教学质量管理体系强调对“低质”、“不良”的预防,强调过程对结果的决定性影响,以最大的努力去优化过程,构筑防范系统,争取不出现或者少出现“低质”和“不良”,而一旦仍有少量“低质”和“不良”现象发生时,可以及时做出反应:能改的改,能补的补。这一次改不了的,补不上的,也要拿来作教训,作为进一步优化过程、构筑防范系统的依据,杜绝其再次发生。这一机制源于:教学质量管理体系对事前控制方式的强调与普遍应用;教学质量管理体系对过程方法的普遍应用;教学质量管理体系对教学过程及其构成因素的优化。

(四)质量核查

       教学质量管理体系运作过程中,院系内部的质量核查工作为体系的有效运作,注入了必要的压力,提供了重要的动力来源。质量核查主要包括管理评审和内部质量审核。

       由院系的最高管理者按规定的时间间隔评审教学质量管理体系的活动,确保了体系具有持续的适宜性、充分性和有效性。评审活动评价了教学质量管理体系持续改进完善的需要,包括质量方针和质量目标,特别强调了质量改进的必要性和可能性。

       由院系管理层定期对教学管理质量体系实施的有组织、有计划的内部质量审核活动,验证了教学质量管理体系的实施情况和有效性,可以发现那些使体系失效的客观证据,为体系的改进和进一步完善提供依据。

四、构建高等学校院系级教学质量管理体系的一般步骤

       高等学校内部的院系要构建 自己的教学质量管理体系,需要履行一系列前后相连、密不可分工作步骤。这些步骤是对特定客观规律性的反映。

       根据一般规律和要求,建立教学质量管理体系需要经过4个工作阶段,共12个具体步骤。这4个工作阶段是:准备阶段、调查分析阶段、设计阶段、审批发布阶段。

(一)准备阶段

       准备阶段包括的3个具体步骤是:思想认识准备、组织准备、资料准备。

1、思想认识准备

       对于院系而言,依据相关的标准或者其他规范建立和实施教学质量管理体系是一场非常深刻的变革,如果从领导到具体工作人员,甚至包括学生对这场变革的必要性认识不充分,不了解这项工作的艰巨性和长期性,以及搞好这项工作对本单位生存和发展的意义,那么,真正的以教学质量为核心的教学管理体系将很难建立,勉强建立起立了也难以保持并真正实施。相反,有了正确的认识,就能上上下下一条心,克服困难,排除干扰,达到建成教学质量管理体系的目标。

       在进行思想认识准备过程中,特别要:1)统一院系管理层的认识,使其对建立和实施教学质量管理体系的必要性取得共识,形成决策,做出统筹安排;2)在管理层中进行教学质量管理方面的系统宣传,使其理解并支持最高管理者的决策;3)以各种方式向具体工作人员进行宣传动员,调动其参与教学质量管理体系建设工作的积极性。

2、组织准备

       组织准备就是具体落实建立和实施教学质量管理体系的组织措施,主要工作内容包括:(1)院系管理层指定教学质量负责人,明确其职责权限;(2)建立专门工作班子,明确人员组成、职责、权限、领导关系、工作方式;(3)编制工作计划,落实各项任务的具体承担者,规定有关时限;(4)全面培训,首先要培训骨干,使其理解并掌握建立教学质量管理体系的规则与方法,胜任各项具体的设计工作。

3、资料准备

       资料准备就是通过广泛收集,获取建立教学质量管理体系所需要的信息,需要重点收集的有:(1)国际国内有关机构(特别是本校)或个人发布的教学质量管理方面的法律、法令、政策、制度、标准、论文、经验介绍等;(2)对本院系工作活动有约束作用的主要法律、法规、规章和政策制度规定;(3)反映本院系职能范围、管理目标与任务、机构设置、驻地与办公布局、主要教学活动程序等方面要求与现状的文件材料;(4)反映本单位教学质量管理方面要求和现状的制度规范、文件材料等。

(二)调查分析阶段

       调查分析阶段的任务是了解社会需求,了解本院系教学质量状态,明确教学质量管理体系的具体目标及达到目标的基本途径。这个阶段由外界需求分析、现状分析、体系目标分析等3个步骤组成。

1、外界需求分析

       外界需求分析,也就是社会需求分析,需要以文献调查、问卷调查、访谈等形式,了解国家、上级单位和其他社会组织、公众,以及学校方面对本院系教学质量的需要和要求。

2、现状分析

       现状分析需要以文献调查、调查会、个别访谈、问卷调查、实地检测等形式,了解本院系的教学质量状况,找出与外界各方面需求之间的差距,分析原因。

3、体系目标分析

       在以上分析的基础上,明确院系教学质量管理体系的功能目标及基本的实现条件:(1)需要选择或者强化哪些教学质量管理体系要求 ;(2)增加或扩展哪些功能;(3)提供或确保哪些性能;(4)需要创造哪些条件才能达到体系的目标;……。

(三)设计阶段

       设计阶段的任务就是在调查分析的基础上,对教学质量管理体系做出全面的规划安排。这个阶段由概要设计、概要设计审定、详细设计、试验评价4个步骤组成。

1、概要设计

       概要设计就是对教学质量管理体系进行整体筹划,包括:(1)确定质量方针;(2)将质量方针转化为质量目标;(3)确定体系要求,结合本单位具体实际,对相关规范标准规定的要求进行实事求是和符合规范的“删减”(或者称剪裁),形成教学质量管理体系结构文件;(4)确定教学质量职责划分方案;(5)确定资源配置方案;(6)确定书面化教学工作程序的对象范围,形成程序文件细目表;(7)形成教学质量管理体系文件细目表;(8)确定教学质量管理体系内部审核的程序方法;(9)确定质量改进的方法与措施体系。

2、概要设计审定

       概要设计审定就是将概要设计方案及反映概要设计指导思想及其他需要说明事项的概要设计报告送院系最高管理者审定。

       根据最高管理者的修改意见,对方案进行修正,直至正式批准。

       审定过程中,最高管理者可以各种形式广泛听取院系内部各级各类工作人员的意见,征询单位外部有关组织和学生的反映。

3、详细设计

       详细设计就是根据概要设计结果对教学质量管理体系进行全面细致的规划,逐项落实和细化概要设计提出的具体设计任务,规划教学工作程序,编制各种文件,编制质量手册等。

4、试验评价

       试验评价就是以广泛征询意见反映、局部试验运行等方式检测设计方案的可行性,根据结果不断予以完善。

(四)审批发布

       审批发布阶段包括审核批准和公开发布2个具体步骤:

1、审核批准

       审核批准是指将详细设计的成果,以及反映设计过程和试验评价情况的详细设计报告送院系最高管理者审核。最高管理者经修改完善确认无误后正式履行批准手续。

2、公开发布

       公开发布是指以各种公开形式发布设计方案(主要是各种教学质量管理体系文件)。

       需要说明的是,上述4个阶段12个步骤并不总是严格依序进行的,必要时可以交叉甚至重复展开。如教育培训很可能要在所有阶段都进行;一些程序和有关规范编制完成后可以马上试运行,而不必等到全部程序和文件编制完成后再集中试验评价;……。

五、高等学校院系级教学质量管理体系的运行

       建立教学质量管理体系的目的是为了实际运行,体系运行的过程实际上就是一个执行教学质量管理体系文件,实现教学质量方针和质量目标的过程;一个在教学过程中使影响教学质量的全部因素始终处于受控状态的过程;一个通过协调和审核监督不断发现教学质量管理体系中的不足,不断予以保持和改进完善的过程。院系主要通过完善教学质量管理体系运行条件、组织协调、信息反馈、质量管理体系审核、质量管理体系管理评审、质量管理体系持续改进来实现这些过程的有效性。   

(一)教学质量管理体系的运行过程

1、运行前的准备

       教学质量管理体系建成后,为了达到最好的运行效果,还应当做好一些运行前的准备工作,其中最重要的是组织教育培训、完善全面条件、试验运行。(1)组织教育培训:组织教育培训是对院系全体成员进行有组织的教育培训,要以教学质量管理体系文件等为主要内容。培训要根据工作岗位的不同而有所区别,保证学以致用;(2)全面条件准备:完善全面条件就是指为教学质量管理体系的全面实施准备好一切必要条件,包括:组织保证;资源(包括人力资源)保证;文件保证;思想动员及管理措施保证等;(3)试运行:教学质量管理体系在全面运行前可以首先试运行。试运行是指先从局部开始启动建成的质量管理体系,以发现问题,取得经验。对在试运行中发现的问题要及时研究解决。局部运行成功后,再逐步扩展到整个院系。

2、全面运行

       教学质量管理体系在运行中要不折不扣地执行教学质量管理体系文件和其他各种规范,也就是把在建立体系过程中,特别是体系规划设计过程中“说到的”,全部“做到”。

       在全面运行过程中,偏离教学质量管理体系目标的问题是难免发生的,体系运行过程中各个部门、各项具体工作活动之间也不可避免地要出现一些不和谐。这就需要在院系各不同层级管理者的组织下进行协调。

       在全面运行过程中,还需要注意质量信息反馈系统的建立和有效运作。体系运行中的每一步都会形成信息,也都需要信息作支持。要根据需要,分层次、分等级对有用信息进行收集、整理、存储,经过分析处理后输出到各级决策和执行部门,以此作为其做出正确判断的依据。特别是要及时、有效地处理和管理好各种质量记录,保证所记录信息的齐全、真实、可靠、准确。

(二)教学质量管理体系的内部审核

       在一定意义上,教学质量管理体系的实施过程,又是一个不断对体系进行符合性、有效性、达标性审核检查的过程。正是这些审核检查活动,使各种偏离质量管理目标和质量管理体系要求的倾向可以被及时发现,使质量管理体系的有效性得到保持,从而为及时采取有效措施解决问题,为质量管理体系的不断优化创造条件。

       审核用于确定符合质量管理体系要求的程度。审核目的在于发现用于评价质量管理体系的有效性和识别改进的机会。审核工作由院系教学质量负责人组织进行,通常每学期至少一次。

(三)教学质量管理体系评审

       实际上,在教学质量管理体系实施过程中,还存在一种层级更高的审核监督性工作,这就是管理评审,管理评审的责任在院系的最高管理者,评审内容主要是评价认定教学质量管理体系的有效性、适应性,具体包括:(1)分析核查结果(核查报告、纠正措施实施情况等);(2)分析教学质量管理体系文件(实施、修改、补充情况);(3)分析教学工作效果(效率、质量);(4)分析教学质量方针与目标的贯彻和实现情况;(5)分析投诉情况(教学质量方面的投诉是否减少,是否针对投诉采取了有效的纠正和预防措施);(6)分析客观环境是否发生了教学质量管理体系必须进行改进或根本变革的新情况、新需要;(7)确定对教学质量管理体系是否做出、怎样做出、做出怎样的修改或补充完善。

       教学质量管理体系管理评审通常在内部审核的基础上进行,一般按教学质量管理体系相关程序文件的规定进行,通常每新年一次。

(四)教学质量管理体系的保持

       教学质量管理体系的保持是指以各种有效措施维持体系运行的有效状态,使体系运行不断获得动力来源,稳定、可靠地实现教学质量管理体系的目标。

       其实,与建立教学质量管理体系相比,保持体系的稳定有效更具实际意义,难度也更大。我们没有任何必要为建立教学质量管理体系而建立教学质量管理体系,建体系的目的是为了更好地实施体系,通过体系的有效保持,使教学质量不断提高。因此,一个院系有了一个教学质量管理体系是重要的,但比它更重要的是始终如一地、从不间断地保持体系的有效性。

       当然,教学质量管理体系的保持并不是纯静态的、完全被动的“守成”,而是一种动态适应性的保持,一种主动随客观环境变化不断调整自身状态的保持。因此,它与体系的持续改进决不矛盾,而且确实是相辅相成。保持是在不断改进中的保持,改进的目的和结果都是为了保持教学质量管理体系的有效。

六、结论

       通过以上对高等学校院系级教学质量管理体系构建和运行若干问题的概要描述和分析,可以得出这样的结论:院系级教学质量管理体系有一系列有别于其他教学质量管理体系的特殊之点,这些特点决定了这种教学质量管理体系的建设、运行和发展有特殊的规律性,正视和认真探索和遵从这些特殊规律,是确保院系级教学质量管理体系科学、有效的重要前提。